একটা মাঝারি ক্লিনিকে ঘুরে দেখলে প্রায়ই দেখা যায়: রিসেপশনে রোগীর নাম ওঠে খাতায়, ডাক্তার প্রেসক্রিপশন লেখেন কাগজে, ল্যাবের রিপোর্ট টাইপ হয় আলাদা কম্পিউটারে, আর বিলিং চলে Excel-এ। দিনের শেষে কত টাকা এল, কতগুলো টেস্ট হলো, এটা মেলাতে বসতে হয় কয়েক ঘণ্টা।
সফটওয়্যারে যাওয়ার সিদ্ধান্তটা সহজ। কঠিন হলো কীভাবে যাবেন, যেন রোগীর সেবা একদিনও না থামে।
সব বিভাগ একসাথে না
সবচেয়ে বড় ভুল হলো এক সোমবার থেকে সব বিভাগ একসাথে নতুন সিস্টেমে নেওয়া। কর্মীরা নার্ভাস থাকেন, ভুল হয়, আর অনেকেই আবার খাতায় ফিরে যান।
তার বদলে ধাপে ধাপে যান। প্রতিটা ধাপ এক-দুই সপ্তাহ চলুক, ঠিকঠাক বসে গেলে পরেরটা।
প্রথম ধাপ: রিসেপশন আর সিরিয়াল
রিসেপশন দিয়ে শুরু করুন। রোগী এলে নাম আর মোবাইল নম্বর সিস্টেমে উঠবে, আর ডাক্তারভিত্তিক টোকেন বের হবে। ওয়েটিং এরিয়ায় একটা টিভিতে চলতি টোকেন দেখালে ভিড় আর প্রশ্ন দুটোই কমে।
এই ধাপের লাভ সবার চোখে পড়ে, তাই কর্মীদের আস্থাও তৈরি হয়।
দ্বিতীয় ধাপ: বিলিং
রোগী সিস্টেমে উঠে গেলে বিলিংও সেখানেই করুন: কনসালটেশন ফি, টেস্ট, ওষুধ। ক্যাশ, কার্ড আর মোবাইল পেমেন্ট আলাদা করে লিখলে দিনের শেষে হিসাব মেলাতে কয়েক মিনিট লাগে, কয়েক ঘণ্টা না। ডিসকাউন্ট দিতে কারো অনুমতি লাগবে, এটা ঠিক করে রাখলে টাকা হারানোর সুযোগও কমে।
তৃতীয় ধাপ: ল্যাব আর রিপোর্ট
ল্যাবে টেস্টের রেফারেন্স রেঞ্জ একবার সেট করলে ফল দেওয়ার সময় স্বাভাবিকের চেয়ে বেশি বা কম, সিস্টেম নিজেই চিহ্নিত করে। রিপোর্ট রোগীর রেকর্ডে জমা থাকে, পরের ভিজিটে ডাক্তার আগের ফল পাশাপাশি দেখতে পান।
পরের ধাপগুলো: ফার্মেসি, ওয়ার্ড, ওটি
এরপর ফার্মেসি (স্টক আর মেয়াদ), ভর্তি রোগীর ওয়ার্ড আর বেড, অপারেশন থিয়েটার আর ইমার্জেন্সি। এগুলো নিজের গতিতে যোগ করুন, আগের ধাপগুলো ঠিকঠাক চললে তবেই।
কর্মীদের শেখানো
- প্রতিটা ভূমিকার জন্য আলাদা ট্রেনিং। রিসেপশনিস্টের শুধু রিসেপশনের স্ক্রিন জানলেই চলে, পুরো সিস্টেম না।
- প্রতিটা বিভাগে একজন "চ্যাম্পিয়ন" ঠিক করুন, যিনি একটু বেশি শিখবেন আর অন্যদের সাহায্য করবেন।
- প্রথম সপ্তাহে খাতাটা পাশে রাখুন, কিন্তু শুধু ব্যাকআপ হিসেবে। দুই জায়গায় লিখতে থাকলে কেউই সিস্টেমে অভ্যস্ত হবে না।
ইন্টারনেট আর বিদ্যুৎ নিয়ে আগে ভাবুন
বাংলাদেশে ইন্টারনেট মাঝে মাঝে যায়। এমন সিস্টেম বেছে নিন যেটা দুর্বল সংযোগেও কাজ চালিয়ে যায় আর সংযোগ ফিরলে সব মিলিয়ে নেয়। রিসেপশন আর বিলিংয়ের কম্পিউটারে একটা UPS রাখুন।
কে কী দেখবেন, ঠিক করে দিন
রোগীর তথ্য সংবেদনশীল। প্রতিটা কর্মী শুধু নিজের কাজের জিনিস দেখবেন, আর কে কখন কী বদলেছেন তার রেকর্ড থাকবে। এতে ভুল ধরা সহজ হয়, আর রোগীর আস্থাও বাড়ে।
Qudexa HMS কীভাবে সাহায্য করে
Qudexa HMS এই পুরো পথটা একটা সিস্টেমে রাখে:
- রিসেপশন, টোকেন আর ওয়েটিং এরিয়ার টিভি।
- প্রেসক্রিপশন, বিলিং, ফার্মেসি, ল্যাব, ইমেজিং, ওয়ার্ড, ওটি, ইমার্জেন্সি আর HR।
- বাংলা আর ইংরেজিতে, ফোনে বা কম্পিউটারে।
- দুর্বল ইন্টারনেটেও চলে, সংযোগ ফিরলে নিজেই মিলিয়ে নেয়।
- প্রতিটা স্ক্রিন ভূমিকাভিত্তিক, আর প্রতিটা পরিবর্তনের রেকর্ড থাকে।
- মালিক ফোন থেকেই দিনের আদায়, বেড আর স্টকের রিপোর্ট দেখতে পারেন।
শুরু করুন রিসেপশন দিয়ে
আগামী মাসের পরিকল্পনা না, এই সপ্তাহের একটা কাজ: রিসেপশনে টোকেন চালু করুন। দুই সপ্তাহ পরে কর্মীরা নিজেরাই জিজ্ঞেস করবেন, পরেরটা কবে।
