দোকানের বাকির খাতা ফোনে রাখার সহজ উপায়

বাংলাদেশের প্রায় সব মুদি দোকানে একটা লাল মলাটের খাতা থাকে। কে কত টাকা নিল, কবে দেবে, কত দিল, সব ওই খাতায়। খাতাটা কাজ করে, কিন্তু ঝামেলাও কম না: পাতা ছিঁড়ে যায়, চা পড়ে লেখা মুছে যায়, আর মাস শেষে যোগ করতে বসলে আধা ঘণ্টা চলে যায়।

এই লেখায় দেখাব, কাগজের খাতার অভ্যাস না ভেঙেই কীভাবে বাকির হিসাব ফোনে নেওয়া যায়।

কাগজের খাতায় আসল সমস্যা কোথায়

খাতা নিজে খারাপ না। সমস্যা হলো তিনটা:

• যোগফল নিজে করতে হয়। একজন কাস্টমার পাঁচবার বাকি নিল, দুবার কিছু শোধ করল। এখন মোট কত? প্রতিবার হিসাব করতে হয়।
• কতদিনের বাকি, বোঝা যায় না। তিন মাসের পুরনো বাকি আর গতকালের বাকি খাতায় একই রকম দেখায়।
• খাতা একটাই। দোকানে ছেলে বা কর্মচারী বসলে সে জানে না কার কত বাকি, অথবা লিখতে ভুলে যায়।

ফোনে বাকি রাখার নিয়ম: তিনটা জিনিস

যে অ্যাপই ব্যবহার করুন, প্রতিটা বাকিতে এই তিনটা তথ্য থাকা দরকার:

1. কাস্টমারের নাম আর মোবাইল নম্বর। নম্বর থাকলে একই নামের দুজন আলাদা থাকে, আর পরে মনে করিয়ে দেওয়া যায়।
2. কী নিয়েছে আর কত টাকা। শুধু টাকা না, কী মাল গেছে সেটাও। পরে কাস্টমার "এত টাকা কীভাবে?" বললে দেখাতে পারবেন।
3. তারিখ। তারিখ থাকলে বোঝা যায় কোন বাকি পুরনো হয়ে যাচ্ছে।

আংশিক শোধ ঠিকমতো লিখুন

বেশিরভাগ কাস্টমার পুরো টাকা একবারে দেয় না, আজ ২০০, পরের সপ্তাহে ৩০০। কাগজে এটাই সবচেয়ে বেশি গোলমাল করে।

ফোনে প্রতিটা শোধ আলাদা করে লিখুন, যেদিন যত টাকা পেলেন। তাহলে বাকি কত রইল, অ্যাপ নিজেই হিসাব রাখবে, আর কাস্টমার জিজ্ঞেস করলে সঙ্গে সঙ্গে পুরো ইতিহাস দেখাতে পারবেন।

ছোট্ট টিপ: শোধ নেওয়ার সময় কাস্টমারকে মুখে বলে দিন, "আরো এত টাকা বাকি রইল।" এতে পরে তর্ক কমে।

কার বাকি পুরনো হচ্ছে, সপ্তাহে একবার দেখুন

প্রতি শুক্রবার বা যেদিন দোকান একটু ফাঁকা থাকে, পাঁচ মিনিট বের করুন। বাকির তালিকা খুলে দেখুন কার বাকি এক মাসের বেশি পুরনো। তাদের একটা ভদ্র মেসেজ পাঠান। বেশিরভাগ মানুষ ইচ্ছা করে দেরি করে না, ভুলে যায়।

Haatiq-এ বাকির খাতা কীভাবে কাজ করে

আমরা Haatiq বানিয়েছি ঠিক এই কাজের জন্য। বিক্রির সময়ই "বাকি" বেছে নিলে খাতায় উঠে যায়, আলাদা করে লিখতে হয় না।

• প্রতিটা কাস্টমারের মোট বাকি আর কবে থেকে বাকি, এক নজরে দেখা যায়।
• আংশিক শোধ নেওয়া যায়, বাকি অংক নিজে থেকে কমে।
• ইন্টারনেট না থাকলেও কাজ করে। নেট ফিরলে সব সার্ভারে চলে যায়, তাই ফোন হারালেও হিসাব হারায় না।
• একই অ্যাকাউন্টে দোকানের অন্য ফোন থেকেও দেখা যায়।

শুরু করবেন কীভাবে

পুরনো খাতা এক দিনে ফোনে তোলার দরকার নেই। আজ থেকে নতুন বাকি ফোনে লিখুন, আর পুরনো খাতা থেকে শুধু যাদের বাকি এখনো আছে, তাদের মোট অংক একটা করে এন্ট্রিতে তুলে দিন। এক সপ্তাহের মধ্যে কাগজের খাতা খোলার দরকার কমে যাবে।

বাকি আদায় মানেই দোকানের নগদ টাকা। হিসাব পরিষ্কার থাকলে টাকা আটকে থাকে কম, আর কাস্টমারের সঙ্গে সম্পর্কও ভালো থাকে।